Kā izvēlēties grāmatvedi savam uzņēmumam?

Katram uzņēmējam laba speciālista meklēšana un nolīgšana vienmēr ir izaicinājums, taču visgrūtāk ir atrast kādu, kam uzticēt sava uzņēmuma finanšu kārtošanu. Tas ir ļoti atbildīgs darbs, jo no tā būs atkarīga uzņēmuma nākotne, kā arī attiecības ar finanšu uzraugošajām institūcijām, kā, piemēram, Valsts ieņēmumu dienestu (VID). Bieži vien grāmatveži vien formāli veic savus pienākumus, neiedziļinoties uzņēmuma darījumu būtībā, vai pat nepārzina grāmatvedības pamatus un reglamentējošos likumus. Tas var novest pie lielām nepatikšanām un uzņēmuma stagnācijas vai pat lejupslīdes. Lai grāmatvedis palīdzētu uzņēmumam augt, neviz novestu to līdz bankrotam, ir jāzina, kā izvēlēties savam uzņēmumam piemērotu, zinošu un kompetentu speciālistu, tāpēc šeit būs daži noderīgi ieteikumi.

Novērtējiet nepieciešamo kvalifikāciju un zināšanu līmeni

Protams, viegli ir pateikt, meklējiet labāko grāmatvedi ar augstāko iespējamo izglītību un daudzu gadu pieredzi prestižos uzņēmumos, taču jāsaprot, ka ne visi uzņēmumi tādu grāmatvedi var atļauties, turklāt tas nemaz nav vajadzīgs. Grāmatveža kompetence jāizvērtē atkarībā no pienākumu apjoma un nozīmīguma. Maziem uzņēmumiem nereti vien jāiegrāmato daži darījumi un jāprot izveidot pamata atskaites. To pratīs arī grāmatvedis, kas izgājis grāmatvedības kursus vai ieguvis profesionālo izglītību. Arī ļoti liela darba pieredze, šādā gadījumā visticamāk nav vajadzīga. Ja runa ir par lielu, nopietnu uzņēmumu grāmatvedībām, tad gan jāmeklē profesionāļi, kas ne vien zina, kā jāveido uzskaite, bet arī pratīs pielietot savas zināšanas, lai to paveiktu pēc iespējas efektīvāk un spēs izteikt adekvātu vērtējumu par pašreizējiem finanšu rādītājiem.

Pārbaudiet profesionālas detaļas

Tomēr, diploms un pieredze vēl nenozīmē, ka grāmatvedis patiešām ir zinošs un darīs savu darbu kārtīgi un uzcītīgi. Lai pārbaudītu kandidātu profesionalitāti, noteikti ir jāpārbauda, kā potenciālais uzņēmuma grāmatvedis pārzina profesionālos terminus un kā viņš spēj risināt standarta un nestandarta situācijas. Kandidātus noteikti jāpārbauda ar praktiskiem uzdevumiem, ne tikai pārrunām, jo tas nav daiļrunāšanas konkurss. Svarīgi ira tas, ko grāmatvedis tiešām zina un prot.

Pārbaudiet grāmatveža raksturu

Grāmatveža darbā ļoti būtiskas ir dažas rakstura īpašības, kas, diemžēl nepiemīt daudziem. Viena no tādām ir pacietība. Piemēram, ja grāmatvedības uzskaitē gadās pieļaut kļūdu, nereti var nākties pavadīt pat vairākas stundas, meklējot, kur tieši šī kļūda ir pieļauta. Ja grāmatvedim nebūs pacietības to darīt, visticamāk, viņš vienkārši kaut ko pielabos otrā kontā, lai izskatītos, ka kļūdas nav. Vēlāk gan šī kļūda var uzpeldēt auditos vai kur citur un tas sagādās problēmas. Noteikti darba intervijā kārtīgi iztaujājiet kandidātus un pārbaudiet ar uzdevumiem ne vien viņu profesionālās iemaņas, bet arī dažas svarīgākās rakstura īpašības.

Ņemiet vērā motivāciju strādāt konkrētajā uzņēmumā

Kā jau jebkurā darba intervijā, ir jāiztaujā kandidāti arī par viņu motivāciju darboties konkrētajā uzņēmumā. Nereti darba devēji (uzņēmumu vadītāji) motivāciju vērtē kā otršķirīgu, priekšplānā izvirzot tieši profesionālās iemaņas un zināšanas, taču tā nereti ir liela kļūda. Uzņēmumam daudz vērtīgāks būs darbinieks, kurš patiešām vēlas strādāt un palīdzēt uzņēmumam augt, neviz kāds, kurš uz darbu nāk tikai, lai saņemtu par to naudu, pat tad, ja viņa profesionālās iemaņas ir krietni vien pārākas.

Kas ir grāmatvedība?

Kā zināms, ikviens komersants un nereti arī fiziskas personas kārto grāmatvedību. Visiem ir skaidrs, ka grāmatvedība ir saistīta ar finanšu datu fiksēšanu un apstrādi, tomēr dziļāka izpratne par šo procesu ir vien pašiem grāmatvežiem un vēl dažiem cilvēkiem, kas tam kādā veidā pietuvināti. Lai rastos daudz plašāka izpratne par to, skaidrojam, kas tad īsti ir grāmatvedība un ko tieši tā sevī ietver?

Pēc definīcijas grāmatvedība ir darbs ar fiziskas vai juridiskas personas finansiālo informāciju, kas tiek veikts ar mērķi dot iespēju šīs informācijas lietotājiem pieņemt efektīvākus un produktīvākus lēmumus un spriedumus, kā arī nepieciešamības gadījumā, nodot informāciju trešajām personām. Vienkāršāk sakot, grāmatvedis apkopo un analizē finanšu datus, lai pēc tam būtu iespējams saprast, kāda ir fiziskās vai juridiskās personas finansiālā situācija dažādos griezumos. Šī informācija ir nepieciešam gan iekšējām vajadzībām, lai apzinātu savu finansiālo stāvokli un izdarītu nākotnes prognozes, gan arī ārējām vajadzībām, lai nodotu informāciju auditoriem, investoriem vai citām personām, kurām šī informācija ir interesējoša.

Praktiski grāmatvedības kārtošana izpaužas kā dažādu grāmatvedības uzskaišu veidošana, dokumentēšana un pārskatu izstrāde. Grāmatveža uzdevums ir fiksēt visus darījumus un tos grāmatot, balstoties uz attaisnojuma dokumentiem. Tāpat grāmatvežiem ir arī jāizsaka manta naudas izteiksmē un tas jādokumentē. Pēc datu fiksēšanas, ir jāveido arī kopsavilkumi, atskaites un pārskati, kas ļauj visu grāmatoto informāciju skatīt konkrētā laika periodā vai citā griezumā. Pēc šiem pārskatiem viegli var izdarīt secinājumus par kopējo finansiālo situāciju. Tas, savukārt, ir pamats dažādu svarīgu lēmumu pieņemšanai attiecībā uz turpmāko darbību, taču tas jau vairs nav grāmatveža, bet gan vadītāja kompetencē.

Kaut arī grāmatvedība ir ļoti būtiska pašam uzņēmumam, tā tomēr nereti vairāk ir nepieciešama no juridiskā viedokļa. Grāmatvedību obligāti ir jākārto visiem komersantiem un to regulē likums par grāmatvedību. Tas tiek pieprasīts, lai uzraugošajām institūcijām, kā, piemēram, Valsts Ieņēmumu dienestam (VID), būtu iespējams viegli sekot līdzi uzņēmuma darbībai un finansēm. Tas palīdz izskaust ēnu ekonomiku un saimnieciskās darbības nereģistrēšanu ar mērķi nemaksāt valsts noteiktos nodokļus un nodevas. Šādas pārbaudes sauc par grāmatvedības auditiem un tie var tikt veikti ikvienam komersantam. Komersantam šādā gadījumā ir pienākums uzrādīt auditoram visus pieprasītos grāmatvedības dokumentus.

Kā redzams, grāmatvedība ir visai plašs un sarežģīts process, kas sākas ar vienkāršu datu fiksēšanu jeb grāmatošanu un beidzas ar šo datu apkopošanu gada pārskatos, bilancēs, naudas plūsmās utt. Pareizi un efektīvi kārtota grāmatvedība ļoti lielā mērā var palīdzēt uzņēmuma vispārējai darbībai, ļaujot pieņemt labākus lēmumus attiecībā uz nākotnes darbību, kā arī izvairīties no problēmām, kad šī finanšu informācija ir jānodod trešajām personām, tāpēc ikvienam uzņēmumam ir svarīgi atrast labu, zinošu un kompetentu grāmatvedi, kas savu darbu paveiks kā nākas.

Grāmatvedības ierakstu sistēmas

Visiem komersantiem obligāti ir jākārto grāmatvedība. To regulē likums par grāmatvedību, taču, kā zināms, komercdarbības formas un uzņēmumu darbības apjomi var būt ļoti atšķirīgi. Būtu nepareizi pieprasīt, lai mājražotājs, kura garda apgrozījums ir vien daži tūkstoši eiro kārtotu grāmatvedību pēc tāda paša principa kā liels uzņēmums ar vairāku miljonu apgrozījumu. Tieši tāpēc ir divas grāmatvedības ierakstu sistēmas – vienkāršā ieraksta grāmatvedība un divkāršā ieraksta grāmatvedība. Skaidrojams, kas tās ir un ar ko tās atšķiras.

Vienkāršā grāmatvedība nozīmē, ka visi darījumi tiek fiksēti vienā kontā, nevis atsevišķi debetā un kredītā. Tātad, naudas plūsma reizē aptver gan ienākumus gan izdevumus, veidojot apgrozījumu. Visi ieraksti jākārto hronoloģiskā secībā un ir jānorāda ieraksta datums, ieraksta kārtas numurs, atsauce uz attaisnojuma dokumentu (čeku, kvīti vai citu dokumentu, kas pierāda darījuma esamību). Šī ir ļoti vienkārša sistēma, ko parasti izmanto tikai ļoti mazi uzņēmumi, kaut gan likums nosaka, ka vienkāršā ieraksta grāmatvedību drīkst vest individuālie komersanti, individuālie uzņēmumi un zemnieku un zvejnieku saimniecības, kuru apgrozījums no saimnieciskajiem darījumiem nepārsniedz veselus 300 000 eiro.

Vienkāršā grāmatvedība nozīmē, ka visi darījumi tiek fiksēti divos konts – debetā un kredītā jeb kasē un pircēju parādos. Vienā kontā šis darījums parādīsies pozitīvs un otrā negatīvs, taču reģistrētā summa citādāk ir identiska. Piemēram, ja klients samaksā 100 eiro par pakalpojumu, šis darījums jāreģistrē kā samazinājums pircēju parādos un identisks palielinājums kasē. Visiem komersantiem, kuru apgrozījums no saimnieciskajiem darījumiem pārsniedz 300 000 eiro, obligāti ir jākārto grāmatvedība pēc divkāršā ieraksta sistēmas.

Ja jau vienkāršā ieraksta sistēma ir daudz vienkāršāka, noteikti rodas jautājums – kāpēc lielākajiem uzņēmumiem obligāti jākārto sarežģītā, divkāršā ieraksta grāmatvedība? Tas ir tāpēc, ka divkāršā ieraksta grāmatvedība ir daudz precīzāka un samazina kļūdas iespējamību. Tā kā viss tiek reģistrēts divos kontos, ir viegli pārbaudīt, vai viss ir uzskaitīts pareizi. Atliek vien salīdzināt summas abos kontos. Ja tās ir vienādas, tad viss ir pareizi, bet, ja tās atšķiras, kaut kur ir ieviesusies kļūda. Tā kā lielos uzņēmumos tiek reģistrēti simtiem un pat tūkstošiem darījumu dienā, ir svarīgi, lai kļūdas varētu pamanīt ātri un vienkārši.

Kaut arī pamatā to, kad jāizmanto divkāršā ieraksta grāmatvedība un kad vienkāršā ieraksta grāmatvedība, nosaka likums, tomēr, arī daudziem mazākiem uzņēmumiem būtu ieteicams izvēlēties divkāršā ieraksta sistēmu. Tā ir sarežģītāka un iespējams būs nepieciešams darbinieks (grāmatvedis), kas nodarbosies ar darījumu reģistrēšanu, taču tā uzskaite būs precīzāka un nebūs vairākas reizes tā manuāli jāpārbauda, lai pārliecinātos, ka tajā nav ieviesušās kļūdas. Nereti vienkāršā ieraksta sistēma tikai sākotnēji šķiet vieglāka, jo, ja tā tiek izmantota neatbilstoši (piemēram, uzņēmuma, kuram jāveic vairāki ieraksti dienā), tā tikai sagādā liekas problēmas un neērtības.