Grāmatvedības ierakstu sistēmas

Visiem komersantiem obligāti ir jākārto grāmatvedība. To regulē likums par grāmatvedību, taču, kā zināms, komercdarbības formas un uzņēmumu darbības apjomi var būt ļoti atšķirīgi. Būtu nepareizi pieprasīt, lai mājražotājs, kura garda apgrozījums ir vien daži tūkstoši eiro kārtotu grāmatvedību pēc tāda paša principa kā liels uzņēmums ar vairāku miljonu apgrozījumu. Tieši tāpēc ir divas grāmatvedības ierakstu sistēmas – vienkāršā ieraksta grāmatvedība un divkāršā ieraksta grāmatvedība. Skaidrojams, kas tās ir un ar ko tās atšķiras.

Vienkāršā grāmatvedība nozīmē, ka visi darījumi tiek fiksēti vienā kontā, nevis atsevišķi debetā un kredītā. Tātad, naudas plūsma reizē aptver gan ienākumus gan izdevumus, veidojot apgrozījumu. Visi ieraksti jākārto hronoloģiskā secībā un ir jānorāda ieraksta datums, ieraksta kārtas numurs, atsauce uz attaisnojuma dokumentu (čeku, kvīti vai citu dokumentu, kas pierāda darījuma esamību). Šī ir ļoti vienkārša sistēma, ko parasti izmanto tikai ļoti mazi uzņēmumi, kaut gan likums nosaka, ka vienkāršā ieraksta grāmatvedību drīkst vest individuālie komersanti, individuālie uzņēmumi un zemnieku un zvejnieku saimniecības, kuru apgrozījums no saimnieciskajiem darījumiem nepārsniedz veselus 300 000 eiro.

Vienkāršā grāmatvedība nozīmē, ka visi darījumi tiek fiksēti divos konts – debetā un kredītā jeb kasē un pircēju parādos. Vienā kontā šis darījums parādīsies pozitīvs un otrā negatīvs, taču reģistrētā summa citādāk ir identiska. Piemēram, ja klients samaksā 100 eiro par pakalpojumu, šis darījums jāreģistrē kā samazinājums pircēju parādos un identisks palielinājums kasē. Visiem komersantiem, kuru apgrozījums no saimnieciskajiem darījumiem pārsniedz 300 000 eiro, obligāti ir jākārto grāmatvedība pēc divkāršā ieraksta sistēmas.

Ja jau vienkāršā ieraksta sistēma ir daudz vienkāršāka, noteikti rodas jautājums – kāpēc lielākajiem uzņēmumiem obligāti jākārto sarežģītā, divkāršā ieraksta grāmatvedība? Tas ir tāpēc, ka divkāršā ieraksta grāmatvedība ir daudz precīzāka un samazina kļūdas iespējamību. Tā kā viss tiek reģistrēts divos kontos, ir viegli pārbaudīt, vai viss ir uzskaitīts pareizi. Atliek vien salīdzināt summas abos kontos. Ja tās ir vienādas, tad viss ir pareizi, bet, ja tās atšķiras, kaut kur ir ieviesusies kļūda. Tā kā lielos uzņēmumos tiek reģistrēti simtiem un pat tūkstošiem darījumu dienā, ir svarīgi, lai kļūdas varētu pamanīt ātri un vienkārši.

Kaut arī pamatā to, kad jāizmanto divkāršā ieraksta grāmatvedība un kad vienkāršā ieraksta grāmatvedība, nosaka likums, tomēr, arī daudziem mazākiem uzņēmumiem būtu ieteicams izvēlēties divkāršā ieraksta sistēmu. Tā ir sarežģītāka un iespējams būs nepieciešams darbinieks (grāmatvedis), kas nodarbosies ar darījumu reģistrēšanu, taču tā uzskaite būs precīzāka un nebūs vairākas reizes tā manuāli jāpārbauda, lai pārliecinātos, ka tajā nav ieviesušās kļūdas. Nereti vienkāršā ieraksta sistēma tikai sākotnēji šķiet vieglāka, jo, ja tā tiek izmantota neatbilstoši (piemēram, uzņēmuma, kuram jāveic vairāki ieraksti dienā), tā tikai sagādā liekas problēmas un neērtības.