Kā uzņēmumi plāno savu budžetu?

Budžeta plānošana ir ļoti svarīgs process mūsu ikdienā, bet vēl jo svarīgāks tas ir katras kompānijas ikgada darbības kontrolēšanai. Mums nav noteikts laiks, kad viss ir jāsaplāno, mēs savas finanses plānojam, kad jūtam, ka tas ir nepieciešams. Tomēr katram uzņēmumam tas ir jāsāk darīt jau laicīgi. Rudens ir ļoti aizņemts laiks gadā, jo tas iezīmē atkal pusgadu ilgā saspringuma perioda sākumu katra uzņēmuma finanšu daļā. Rudenī sāk plānot nākamā gada budžetu, uz gada beigām tiek sākti vākt visi nepieciešamie papīri, lai gatavotu atskaites un tad jau visa nākamā gada pirmā puse aiziet finanšu atskaišu sagatavošanai. Par laimi katrs uzņēmums var plānot savu budžetu kā pašiem tas liekas pieņemamāk, nav nekādu valsts regulējumu, kā tas būtu jādara, kā arī nākamā gada budžeta plānojums nav jārāda nevienam ārpus kompānijas, kas nozīmē par pāris atskaitēm mazāk, kas ir ļoti patīkami. Tā kā nav vienota principa, kā budžets ir jāsastāda, un kādiem provizoriskajiem rezultātiem ir jābūt iekļautiem, tad budžets bieži vien var ļoti atšķirties no uzņēmuma uz uzņēmumu, jo katram būs savs priekštats par to, kā tas jādara.

Par laimi ikviena kompānija ir sapratusi, ka budžets ir neatņemama sastāvdaļa, lai nodrošinātu pilnvērtīgu funkcionalitāti uzņēmuma ietvaros. Nav iespējams sagatavoties pilnīgi visam, kas nākamgad var notikt, bet jo lielāka ir budžeta sastādīšanas pieredze, jo precīzāk tas tiks sastādīts. Protams, uzminēt visus ciparus un paredzēt visas summas ir pilnīgi neiespējami, tāpēc neviens kompānijas budžets nav akmenī iekalts. Ja kaut kas mainās laika gaitā, ko iepriekš paredzēt nebija iespējams, tad automātiski arī visi minējumi tiks pielāgoti, lai atainotu pēc iespējas reālistiskāku bildi turpmākajam gadam (ekonomisk hjälp).

Tik daudzas reizes ir pieminēts vārds budžets, bet kas tas patiesībā ir.? Ļoti virspusēji uz to skatoties, tas ir finanšu plāns, kas ietver informāciju par plānotajiem ieņēmumiem, izmaksām un ieguldījumiem nākamajā gadā vai arī ilgtermiņā, tas viss ir atkarīgs no tā, kādam laika griezumam budžets tiek sastādīts. Ikviena kompānija sastāda budžetu nākamajam gadam, bet gadās arī tā, ka tiek sastādīti 5 vai 10 gadu plāni, bet tajos izmaiņas var tikt veiktas krietni biežāk, jo ir daudz reižu grūtāk plānot kaut ko tik ilgam laikam uz priekšu. Gluži tāpat kā mūsu dzīves; ir praktiski neiespējami šodien ieplānot kādi būs mūsu ieņēmumi pēc 2, 3, 5 vai 10 gadiem. Budžets galvenokārt ir palīgs uzņēmuma vadībai, jo tādā veidā var redzēt uzņēmuma tālāko virzību un arī finansiālās iespējas.

Finanšu plānojums tiešā veidā palīdz sakārtot uzņēmuma finanses un izvairīties no nevēlamiem finanšu riskiem, piemēram, ja uzņēmums zina, ka būs nepieciešami papildus līdzekļi, tad to ir iespējams noorganizēt jau iepriekš, nevis pēdējā brīdī meklēt ātru veidu kā nodrošināt papildus finansējumu uzņēmuma darbības nodrošināšanai. Budžeta plānošana arī palīdz palielināt ienākumus, jo, plānojot ilglaicīgi, ir iespējams krietni samazināt izmaksas, kas praktiski var izpausties kā noliktavas krājumu iepirkšana vienā reizē vai tieši otrādi iepirkuma reižu palielināšana, ja tas ir izdevīgāk. Patiesībā uzņēmuma budžets darbojas kā motivējošs rīks. Visi darbinieki zina, ka finanšu plāns ir sastādīts un kā tas izskatās, tāpēc ir lielāks stimuls strādāt, lai sasniegtu vajadzīgos rezultātus. Budžets jeb finanšu plāns ir ļoti nepieciešams katram uzņēmumam, lai virzība un attīstība būtu stabila un ilglaicīga.

Ko parāda uzņēmuma bilance?

Bilance ir viens no galvenajiem grāmatvedības finanšu pārskatiem. Būtībā tas, kopā ar peļņas un zaudējumu aprēķinu, ir pats grāmatvedības kodols, taču daudzi uzņēmumu vadītāji to līdz galam neizprot. Finanšu pārskati viņiem ir sveši, līdz ar to, tiek ierobežota iespēja pieņemt pārdomātus, uz finanšu datiem balstītus lēmumus. Lai finanšu pārskatu nepārzināšana nebūtu šķērslis uzņēmuma attīstībai, skaidrojam, kas tad ir uzņēmuma bilance, kas tajā attēlots un ko no tās varam secināt par uzņēmuma finansēm un darbību?

Pēc definīcijas, bilance ir kontu formā sastādīts uzņēmuma īpašuma un kapitāla pretstatījums konkrētā pārskata periodā. Atšķirībā no peļņas un zaudējumu aprēķina vai naudas plūsmas, bilance rāda pašreizējo uzņēmuma finansiālo stāvokli, nevis tā finanšu plūsmu ilgākā laika periodā.

Praktiski bilance tiek veidota kā tabula, kas sastāv no divām pamata daļām – aktīva un pasīva. Aktīvi ir visi resursi, ko uzņēmums iegādājas un lieto. Tie tiek iedalīti, ilgtermiņa ieguldījumos un apgrozāmajos līdzekļos. Ilgtermiņa ieguldījumi ir tie aktīvi, kas nav likvīdi un ko ir grūti pārvērst naudā, piemēram, pamatlīdzekļi, īpašumi un nemateriālie ieguldījumi. Apgrozāmie līdzekļi ir likvīdie ieguldījumi, kā, piemēram, naudu, vērtspapīrus, debitoru parādus un preču krājumus. Pasīvi, savukārt ir uzņēmuma kapitāls, kas tiek iedalīts pašu kapitālā un kreditoros. Pašu kapitāls ir uzņēmuma ieguldījumi un nauda, kas ieturēta no peļņas. Kreditori, savukārt, ir visi parādi un saistības, piemēram, parādi piegādātājiem vai finanšu iestādēm.

Bilance ir ļoti vērtīga finanšu atskaite, jo pēc tās var gan analizēt uzņēmuma likviditāti jeb spēju samaksāt visus esošos parādus, gan arī uzņēmuma maksātspēju jeb spēju regulāri izpildīt visas ilgtermiņa saistības. Lai šos rādītājus noteiktu dažādos šķērsgriezumos, tiek izmantoti finanšu koeficienti. Piemēram, tekošās likviditātes koeficients norāda, uz uzņēmuma spēju segt īstermiņa saistības ar saviem aktīviem. To aprēķina apgrozāmos līdzekļus dalot ar īstermiņa saistībām. Ja koeficients ir 1, tad ar visiem aktīviem var segt īstermiņa saistības, tomēr šim rādītājam ideālā gadījumā vajadzētu būt virs 1,5. Arī pārāka augstam tam nevajadzētu būt, jo tas jau norādīs uz neracionālu aktīvu izlietojumu. Šis ir viens no koeficientiem, ko parasti apskata investori un kreditori, jo tas skaidri parāda, kāds ir uzņēmuma potenciāls un kāda varētu būt atdeve. Retāk tiek izmantoti arī citi likviditātes rādītāji, piemēram, steidzamais likviditātes koeficients. Vēl tiek izmatoti maksātspējas koeficienti jeb finanšu sviras. Populārākie ir saistību attiecība pret pašu kapitālu un saistību īpatsvars bilancē.

Tātad, kopumā bilance ir ļoti svarīga, gan cenšoties piesaistīt papildus finansējumu savam uzņēmumam, gan arī, saprotot, kāds ir uzņēmuma finansiālais, stāvoklis dotajā brīdī un kāda ir aktīvu vērtība. Aprēķinot maksātspējas un likviditātes rādītājus pēc bilancē norādītajiem datiem, ir iespējams saprast, kā darbojas uzņēmums un ko vajadzētu darīt ar tā līdzekļiem.

Ko parāda peļņas vai zaudējumu aprēķins?

Ļoti daudzi uzņēmēji neizprot peļņas un zaudējumu aprēķina būtību, tāpēc to nemaz nelasa, taču peļņas uz zaudējumu aprēķins ir viens no svarīgākajiem uzņēmuma finanšu pārskatiem, jo tas vispārīgi parāda uzņēmuma finansiālo stāvokli konkrētajā brīdī. Izprotot, kas tieši tajā atspoguļots un ko tas nozīmē uzņēmumam, iespējas izdarīt ļoti precīzas nākotnes prognozes un pieņemt pareizus lēmumus veiksmīgai uzņēmuma attīstībai.

Peļņas vai zaudējumu aprēķins ir finanšu pārskats, kas parāda ieņēmumus, izmaksas un to starpību jeb uzņēmuma peļņu vai zaudējumus noteiktā laikposmā. Pamatā peļņas un zaudējumu aprēķins nav nekas sarežģīts. Tajā tiek pielietota vienkārša formula – ieņēmumi mīnus izdevumi ir peļņa (vai zaudējumi, ja izdevumi ir lielāki par ienākumiem un starpība ir ar mīnus zīmi). Protams, šajā finanšu pārskatā ir norādīta arī sīkāka ienākumu un izdevumu detalizācija, lai izprastu no kurienes veidojas šī minētā peļņa vai zaudējumi. Praktiski peļņas un zaudējumu aprēķins tiek veidots vienkāršas tabulas veidā, kur augšā norādīti ieņēmumi no saimnieciskās darbības, pēc tam seko izdevumi, bet pašā apakšā ir šis peļņas aprēķins. Ienākumi un izdevumi tiek dalīti dažādos posteņos. Pārskats var tikt papildināts ar vairākām starpsummām, taču tam nevajadzētu traucēt uztvert kopējo ainu.

Parasti šis finanšu pārskats tiek veidots vienam kalendārajam gadam jeb 12 mēnešiem, taču var būt arī citādāk. Tas, kādam periodam šis aprēķins taisīts, ir ļoti svarīgi zināt, jo tas parasti tiek izmantots, lai salīdzinātu izmaiņas konkrētos pārskata periodos. Piemēram, ja pārskats veidots vienam gadam, tad to var salīdzināt ar iepriekšējā gada pārskatu, bet ja ceturksnim, tad ar iepriekšējā ceturkšņa pārskatu.

Ļoti svarīgi ir saprast to, ka peļņas vai zaudējumu aprēķinā tiek pielietots grāmatvedības uzkrāšanas princips. Tas nozīmē, ka ieņēmumi un izdevumi tiek piefiksēti pēc veiktajām saimnieciskajām darbībām, nevis naudas plūsmas. Piemēram, ja gada pēdējā mēnesī sniegsiet klientam pakalpojumu, kas tiks apmaksāts tikai jaunajā gadā, tas vienalga tiks fiksēts kā šī gada saimnieciskais darījums, kaut arī peļņa praktiski par to vēl nav gūta. Tas pats attiecas arī uz apmaksu piegādātājiem. Tātad, neto peļņa var nebūt vienāda ar uzņēmuma līdzekļiem.

To visu saprotot, var skaidri redzēt, kā uzņēmumam ir gājis konkrētajā pārskata periodā. Ir skaidri redzams, no kādiem darījumiem nauda ienāk un kur tā tiek izlietota, taču, pats svarīgākais, ka beigās ir norādīts, kādas ir uzņēmuma ieguvums (vai zaudējums) no tā. Pēc uz šo peļņas vai zaudējumu aprēķinu var balstīt dažādus vadības lēmumus, piemēram, par nepieciešamību attīstīt konkrētas produkta ražošanas nianses vai produkta veicināšanu atkarībā no laika perioda. Tas var būt lielisks palīgs ikvienam uzņēmējam, kurš nezina, kādus lēmumus vajadzētu pieņemt, lai uzņēmums gūtu lielāku peļņu.

Kas ir finanšu audits?

Ikviens, kurš ir saskāries ar grāmatvedības terminiem noteikti būs kaut ko dzirdējis par tādu procesu kā finanšu audits. Patiesībā finanšu audits ir neatņemama grāmatvedības daļa, kas ļauj pārbaudīt visu, kas saistīts ar grāmatveža darbu un finansēm uzņēmumā. Audits uzņēmumiem ir gan obligāts, gan arī ļoti vēlams, tāpēc skaidrojam sīkāk, kas tad īsti tas ir un kāpēc tas jāveic?

Īsumā, audits ir uzņēmuma vai organizācijas finanšu pārbaude, kuru veic pilnvarota persona – auditors jeb revidents. Auditora uzdevums ir pārbaudīt visas finanšu uzskaites, grāmatveža veikto darbu un novērtēt visu pārējo pieejamo uzņēmuma finanšu informāciju. Auditu revidents var tikt veikts gan paša uzņēmuma interesēs, gan arī kādas trešās personas interesēs, pēc kā pamatā izšķir iekšējo un ārējo auditu.

Iekšējo auditu parasti veic vai nu pats uzņēmuma grāmatvedis, vai arī uzņēmuma vadītāja nolīgts ārštata grāmatvedis vai finanšu konsultants (ja uzņēmuma vadītājam ir padziļinātas zināšanas grāmatvedībā, viņš to var veikt arī pats). Iekšējā audita mērķis ir pārbaudīt grāmatveža darbu un/vai finansiālo situāciju uzņēmumā. Iekšējo auditu nav jāveic obligāti, taču tas uzņēmumam ir ļoti vēlams. Tā ir iespēja pārbaudīt, vai uzņēmuma finanšu atskaitēs nav ieviestas kādas kļūdas, kā arī izdarīt secinājumus par uzņēmuma finanšu rādītājiem. Parasti tieši audits ir tas, kas savlaicīgi ļauj pamanīt dažādas problēmas uzņēmuma darbā un tās novērst. Tāpat iekšējais audits ir svarīgs investoru piesaistei, jo tas padara uzņēmuma finanses pārskatāmas un ļauj viņiem saprast, kas patiesībā ar tām notiek. To, cik bieži vajadzētu veikt iekšējo auditu pamatā nosaka uzņēmuma lielums un specifika. Lieliem uzņēmumiem ar sarežģītu grāmatvedību un lielu darījumu skaitu, to vajadzētu veikt vismaz reizi ceturksnī. Mazākiem uzņēmumiem tas var tikt veikts arī reizi pusgadā vai gadā, taču iekšējo auditu noteikti vajadzētu veikt pilnīgi ikvienam uzņēmumam.

Ārējā audita revidents, savukārt, ir no uzņēmuma neatkarīga persona. Visbiežāk tā ir persona no auditoru firmas, ko algo audita veikšanā ieinteresēta persona, vai arī pati ieinteresētā privātā vai juridiskā persona. Arī ārējais audits tiek veikts, lai pārbaudītu uzņēmuma grāmatvedību un finanses, taču ne paša uzņēmuma interesēs. Visbiežāk ārējos auditus veic Valts ieņēmumu dienests (VID), lai pārliecinātos, ka uzņēmums nekārto dubulto grāmatvedību un neveic citus finanšu pārkāpumus, taču ārējo auditu var veikt arī, piemēram, potenciālais investors, ja viņš neuzticas iekšējā audita atzinumam. Ārējais audits tiek veikts neatkarīgi no uzņēmuma paša vēlmēm un bez uzņēmuma pietuvinātu personu iesaistes šajā procesā. Tā ir kā revīzija no malas, lai novērstu uzņēmuma krāpšanos vai dažādas spekulācijas ar finansēm. Šādu auditu veic atkarībā no vajadzības. VID audits parasti tiek veikts reizi gadā, taču var tikt veiktas arī papildus revīzijas, ja tas nepieciešams.

Kā izvēlēties grāmatvedi savam uzņēmumam?

Katram uzņēmējam laba speciālista meklēšana un nolīgšana vienmēr ir izaicinājums, taču visgrūtāk ir atrast kādu, kam uzticēt sava uzņēmuma finanšu kārtošanu. Tas ir ļoti atbildīgs darbs, jo no tā būs atkarīga uzņēmuma nākotne, kā arī attiecības ar finanšu uzraugošajām institūcijām, kā, piemēram, Valsts ieņēmumu dienestu (VID). Bieži vien grāmatveži vien formāli veic savus pienākumus, neiedziļinoties uzņēmuma darījumu būtībā, vai pat nepārzina grāmatvedības pamatus un reglamentējošos likumus. Tas var novest pie lielām nepatikšanām un uzņēmuma stagnācijas vai pat lejupslīdes. Lai grāmatvedis palīdzētu uzņēmumam augt, neviz novestu to līdz bankrotam, ir jāzina, kā izvēlēties savam uzņēmumam piemērotu, zinošu un kompetentu speciālistu, tāpēc šeit būs daži noderīgi ieteikumi.

Novērtējiet nepieciešamo kvalifikāciju un zināšanu līmeni

Protams, viegli ir pateikt, meklējiet labāko grāmatvedi ar augstāko iespējamo izglītību un daudzu gadu pieredzi prestižos uzņēmumos, taču jāsaprot, ka ne visi uzņēmumi tādu grāmatvedi var atļauties, turklāt tas nemaz nav vajadzīgs. Grāmatveža kompetence jāizvērtē atkarībā no pienākumu apjoma un nozīmīguma. Maziem uzņēmumiem nereti vien jāiegrāmato daži darījumi un jāprot izveidot pamata atskaites. To pratīs arī grāmatvedis, kas izgājis grāmatvedības kursus vai ieguvis profesionālo izglītību. Arī ļoti liela darba pieredze, šādā gadījumā visticamāk nav vajadzīga. Ja runa ir par lielu, nopietnu uzņēmumu grāmatvedībām, tad gan jāmeklē profesionāļi, kas ne vien zina, kā jāveido uzskaite, bet arī pratīs pielietot savas zināšanas, lai to paveiktu pēc iespējas efektīvāk un spēs izteikt adekvātu vērtējumu par pašreizējiem finanšu rādītājiem.

Pārbaudiet profesionālas detaļas

Tomēr, diploms un pieredze vēl nenozīmē, ka grāmatvedis patiešām ir zinošs un darīs savu darbu kārtīgi un uzcītīgi. Lai pārbaudītu kandidātu profesionalitāti, noteikti ir jāpārbauda, kā potenciālais uzņēmuma grāmatvedis pārzina profesionālos terminus un kā viņš spēj risināt standarta un nestandarta situācijas. Kandidātus noteikti jāpārbauda ar praktiskiem uzdevumiem, ne tikai pārrunām, jo tas nav daiļrunāšanas konkurss. Svarīgi ira tas, ko grāmatvedis tiešām zina un prot.

Pārbaudiet grāmatveža raksturu

Grāmatveža darbā ļoti būtiskas ir dažas rakstura īpašības, kas, diemžēl nepiemīt daudziem. Viena no tādām ir pacietība. Piemēram, ja grāmatvedības uzskaitē gadās pieļaut kļūdu, nereti var nākties pavadīt pat vairākas stundas, meklējot, kur tieši šī kļūda ir pieļauta. Ja grāmatvedim nebūs pacietības to darīt, visticamāk, viņš vienkārši kaut ko pielabos otrā kontā, lai izskatītos, ka kļūdas nav. Vēlāk gan šī kļūda var uzpeldēt auditos vai kur citur un tas sagādās problēmas. Noteikti darba intervijā kārtīgi iztaujājiet kandidātus un pārbaudiet ar uzdevumiem ne vien viņu profesionālās iemaņas, bet arī dažas svarīgākās rakstura īpašības.

Ņemiet vērā motivāciju strādāt konkrētajā uzņēmumā

Kā jau jebkurā darba intervijā, ir jāiztaujā kandidāti arī par viņu motivāciju darboties konkrētajā uzņēmumā. Nereti darba devēji (uzņēmumu vadītāji) motivāciju vērtē kā otršķirīgu, priekšplānā izvirzot tieši profesionālās iemaņas un zināšanas, taču tā nereti ir liela kļūda. Uzņēmumam daudz vērtīgāks būs darbinieks, kurš patiešām vēlas strādāt un palīdzēt uzņēmumam augt, neviz kāds, kurš uz darbu nāk tikai, lai saņemtu par to naudu, pat tad, ja viņa profesionālās iemaņas ir krietni vien pārākas.