Vai grāmatvedības kārtošanai pietiek ar parastu izklājlapu programmu?

Grāmatvedības uzskaites mūsdienās pārsvarā tiek vietotas ar datora palīdzību. Lielos uzņēmumos, tam, protams, tiek izmatotas īpašas grāmatvedības programmas, bet mazākos uzņēmumos nereti vadība cenšas izlīdzēties ar izklājlapu programmām, kā, piemēram, Microsoft Excel. It kā jau šī programma pamatā piedāvā visu, lai varētu izveidot vienkāršu grāmatvedības uzskaiti un izveidot vairumu grāmatvedības dokumentu, taču vai ar to tiešām pietiek, vai tomēr ikvienā uzņēmumā vajadzētu izmantot grāmatvedības programmas?

Uzņēmumu grāmatveži un vadītāji nereti uzskata, ka izmantot izklājlapu programmas ir daudz ērtāk un vienkāršāk taču patiesībā tā nemaz nav. Lai kārtotu uzņēmuma grāmatvedību, piemēram, jau minētajā Excel programmā, ir teju vai jāpārzina programmēšanas valoda. Katra funkcija ir jāizveido manuāli. Grāmatvedības uzskaitēs nepietiek ar vienkāršām formulām. Tajās jāveido sarežģītas saliktās formulas ar vairākiem mainīgajiem. To darot var tikt pieļautas nopietnas kļūdas, kas laikus var tikt arī nepamanītas. Lai izveidotu tiešām kvalitatīvu uzskaites tabulu šādā programmā, vajadzīgs ilgs laiks. Specializētās grāmatvedības programmās, savukārt, uzskaites tabula jau ir gatava, turklāt vairumu šo programmu lietot ir ļoti vienkārši. Pie tās var ātri pierast un visu var apgūt pašmācības ceļā pāris stundu laikā.

Otrs būtiskākais izklājlapu programmu trūkums ir izsekojamības un pārbaudes mcredit.mx trūkums. Excel failā datus var viegli mainīt un neviens to pat nepamanīs. Ja uzņēmuma grāmatvedis būs negodprātīgs, vai arī tad, ja uzskaites failam tiks klāt kāda nepiederoša persona, dati var tikt sagrozīti un neviens to pat nepamanīs. Ar grāmatvedības programmām to paveikt nav tik viegli. Visi dati tiek glabāti, tiešsaistē pat tad, ja kaut kas tiek izmainīts. Daudzām grāmatvedības programmām bankas dati pat tiek nosūtīti automātiski, kas vienlaicīgi gan samazina kļūdas iespēju, gan arī mazina datu ievades apjomus.

Ne mazāk svarīga ir arī integrācija ar citām programmām. Excel vai citas izklājlapu programmas nevar tikt savienotas ar citām programmām – Méjico, kas apgrūtina grāmatveža darbu un padara to mazāk produktīvu. Šādās programmās visi dati jāievada manuāli, turklāt daudzas darbības jāveic atkārtoti. Grāmatvedības programmas, savukārt, ir savienotas, piemēram, ar krājumu vadības un laika plānošanas programmām, kas ievērojami atvieglo darbu grāmatvedim.

Visbeidzot, grāmatvedības programmas izmantošana atvieglos auditu un atskaišu veidošanu. Visi vēsturiskie dati būs saglabāti un viegli atrodami un daudzas programmas pat automātiski izveidos visas vajadzīgās atskaites. Tas ir ļoti svarīgi ne tikai, lai organizētu uzņēmuma darbību, bet arī, lai veiksmīgi piesaistītu investorus, jo tieši audits ir tas, kas var pārliecināt investorus dot savu ieguldījumu uzņēmuma attīstībā.

Kopumā jāsaka, ka izklājlapu programmas nav īsti labs risinājums grāmatvedības kārtošanai. Tas var noderēt ļoti maziem uzņēmumiem, kas kārto vienkāršā ieraksta grāmatvedību, vai arī kā pagaidu risinājums mazliet lielākiem uzņēmumiem, taču, lai uzņēmuma finanšu kārtošanu būtu ātrāka, vienkāršāka, precīzāka un uzticamāk, noteikti būtu jāizmanto kāda grāmatvedības programma.